業務見直しのきっかけについて調査を行った結果、 「人手不足対応」の割合が最も高く 46.5%となっている。次いで、「業務に非効率･無駄 を感じた（41.0%）」、「働き方改革への取組（31.4%）」となりました。近年は給与明細、稟議書、申請書、経費精算書類などの社内用書類だけでなく、外部企業との契約書、お客様用の保証書、宣伝のためのカタログなどもデジタル化しペーパーレスになりつつあります。ペーパーレスを進めると印刷費用、郵送費用が削減できます。従業員の手間も軽減し、より重要な業務に時間を割くことができるようになります。2010年3月卒から2020年3月卒の約10年で年々この数値が上昇していることや、今後ますます超少子高齢化が進んでいくことを考えると、中小企業の人材不足は深刻である言えます。当然ですが、労働力不足になれば会社は回りません。また、人が足りないことで従業員一人ひとりの作業量は増します。作業量が増えればその分ストレスや健康被害も増え、職場環境が悪化します。26種類を比較して分かった、本当に役立つ業務効率化ツールの選び方社外には「お世話になっております」、社内には「お疲れ様です」の出だしで書き始めるメールも大量になるとかなり時間を使います。メールは気配りのない文章だと誤解のもとになりやすいため意外と考えてしまい予想以上に時間がかかるのです。近年はビジネスチャットを有効活用し、社内外コミュニケーションを簡略化する企業が増えています。そうした現代の労働環境に関する課題を解消する手助けをしてくれるのが、本記事で紹介したような業務効率化ツールです。そこで数ヶ月試験的に運用を行ってみて、本格的な導入を検討してみましょう。企業の人数規模が少なくなればなるほど、倍率は上昇していることがわかります。例えば、2020年の300人未満の倍率を見るとその数は約8倍で、求職者はどの企業からも引く手あまたであることが分かります。そこで本記事では、業務の効率化を計りたい企業の担当者向けに、業務効率化ツールを導入するメリットや、会社や部署・チーム別に業務効率化ツールを選ぶポイントを解説します。また、Web上で会計や経理申告を行える「freee」は、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取得し、仕分け・記帳を行ってくれます。営業マンのクライアント先への直行直帰を管理するためには、社員から上司への報告や経費精算、日報作成などが出先で行える必要があります。また、帰社するほどでないミーティングにはWeb会議システムを活用してオンラインミーティングで対応したり、出先からもログインして作業を行えるシステムを導入したりすると、営業職に限らずいろいろな部署の社員が直行直帰できるようになるでしょう。少子高齢化の影響下から労働力不足への対応が急務とされる昨今、一人あたりの生産性の向上が注目されています。実績：株式会社フルキャストホールディングス、芝パークホテルなどとは言え、どの企業でも課題となっている採用の応募数をすぐに何倍も増やすことは簡単なことではありません。総務省の「ICT利活用と社会的課題に関する調査研究（平成29年）」によると、データを利活用している企業の割合は三大都市圏、地方ともにまだ3割未満ですが、目的別でみると社内情報の共有など人材活用、営業力向上を目的とした領域では、比較的活用されているようです。また、出社が困難、通勤ラッシュを回避したいというのであれば、Webミーティングツールやチャットツールを使ってコミュニケーションの効率化をはかれます。例えば、子育て中で出社が難しい女性・男性社員でもコミュニケーションツールがあることでリモートワークで仕事ができます。また、地方と都心で離れた場所にいる従業員同士でも遠隔で仕事ができるようになります。上述の「Trello」「Backlog」などのタスク管理ツールや、「V-CUBEミーティング」「whereby 」などのコミュニケーションツールを利用すれば、会社に居なくてもタスク管理やミーティングを行うことができます。超少子高齢化社会の日本において、企業における人手不足は深刻化しています。もともと知名度やブランドが確立されている大企業を除く、大部分の中小企業は働き手が集まらず困っています。ここでは、業務効率化ツールを、組織やチームのニーズ別に分類して紹介します。そこで導入を検討していきたいのが、テレワークです。テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。目の前の業務をいかに効率化できるか。多くのビジネスマンの方にとって関心のある問題でしょう。逆に、人数規模が増え、大手になればなるほど企業側が求職者を選べる立場になり採用を進めやすい状況であることがわかります。一方で、そうした課題を解決する業務効率化ツールも次々に登場してきて、現場の生産性を高められる方法が増えてきています。とは言え、それらを自分で全て調べるのは一苦労です。そこで、「人材確保は難しいが、このまま従業員の離職を黙って見ているのは避けたい」という方のために、低コストかつお手軽に現場の生産性を向上させることができるのが、「業務効率化ツール」です。しかし、実際に使ってみなくてはそのツールの良し悪しが判断できかねます。そのため、まずはおためし版や少人数分だけ導入をしてみるなど、スモールテストをおすすめします。ただし、闇雲にツールを導入すれば良いわけではなく、自分の会社またはチームの課題解決に適したツールを選ぶ必要があります。テレワークを推進することで、働きたいけど働けない従業員の新たな雇用機会を創出することができます。ツールを導入したはいいものの、「業務フローがおかしくなって、かえって仕事が増えた」「今使っている社内のシステムと合わない」というトラブルも考えられます。近年は企業が収集したさまざまなデータを一元管理できるシステムが登場し、業務が効率化できるだけでなく、収集したデータを紐づけて商品開発、営業活動、人事管理、マーケティングなどに活かせる発展性のあるシステムが増えています。タスク管理ツールとは、タスクをリストに記入して進捗状況に応じて整理するツールのことです。チームの進捗状況をシンプルに可視化することで、優先度付けや、タスク漏れを防止することができます。業務効率化を考えるのであれば、まずは自社やプロジェクトチームの課題を知る必要があります。同調査内の業務の見直しによる､生産性向上や人手不足対応への効果についても見ていきましょう。 調査結果から「ある程度の効果は得られている」の割合が最も高く 59.3%となっています。次いで、「効果が得られたかはわからない（19.2%）」、「取り組んでいない（9.2%）」となりました。業務が増え従業員のストレスが増えることによりさらなる離職者を生む、という負のスパイラルに陥ることも容易に想像できます。本題に入る前に日本の労働を取り巻く状況について見てみましょう。業務を見直した結果、企業の約6割が人手不足や労働生産性の向上を実感しています。業務プロセスを見直すことで従業員を増やなくても、十分に労働力の底上げが期待できると考えられます。業務効率化ツール一つをとっても、その機能や特徴はそれぞれです。本章では、業務効率化ツールの選び方を解説します。いまの組織やチームに必要な要素を洗い出して最適なツールを導入し、労働生産性を高めていきましょう。「Trello」「Backlog」などのタスク管理ツールを利用すれば、依頼された「仕事漏れ」を減らすことができます。しかし日々の業務の中には生産性向上には直結しないが、やらなければいけないことも多々あります。例えば、長時間の定例会議や印刷・捺印が必要な書類、交通費の清算など。こうした細やかなタスクに時間を取られてしまっている、という方も多いのではないでしょうか。中小企業を様々な角度から支援している中小企業庁では、業務プロセス見直しによる効果について調査結果を発表しました。Web会議システムを導入すれば会議室に集まらなくても、パソコン、スマートフォンやタブレット経由でどこからでも会議に参加することができます。地方や海外拠点との会議、取引先とのミーティング、在宅ワーカーとの打ち合わせにも便利です。近年ロボットによる業務の自動化（RPA）が注目を集めています。RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、業務プロセス自動化技術の1つです。大体の業務効率化ツールは、一から自社で業務システムを導入するよりも、費用や管理コストがそれほどかかりません。「日々の単純作業に追われていて、本来の仕事ができない」という方は自動化を検討してみてはいかがでしょう？業務効率化ツールを導入すれば、無駄な会議の削減や定例化されたタスクの自動化ができ、結果として人件費を削減することができます。自動で記帳・仕分けを行うことで、それまで人力で入力していた仕分け業務を限りなくゼロにすることが可能。作業担当者のコストを削減し人件費を削ることができます。そのような万が一のリスクを踏まえて、少数規模で試験的に導入して、問題がないかをチェックしましょう。ただ一部の決裁者は未だに、クラウドツールに不安を持つ人も少なくありません。人手不足を解消する手段の一つとして、業務効率化ITツールを導入することは有効です。これまでは就業時間後の残業や人手を増やせば、雑務をこなす時間を捻出することができました。ところが近年では働き方改革の推進や人手不足の加速により、従業員は限られた時間やリソースの中で成果を出さなければいけなくなりました。また、Web会議システム、クラウド型データ管理システム、ビジネスチャット、電子契約サービスなど業務効率化に欠かせない26種類のITツールを紹介します。業務改善ツールの導入を上司に提案する際は、「運営会社」や「利用しているデータセンター」「サーバーの管理体制」が万全かどうかを必ず確認してから話をしましょう。などの定型業務と言われている、誰が作業しても同じ結果がでる業務を自動化することができます。業務効率化ツールを選ぶ際はクラウドを導入する場合が多いです。多くの企業が導入しているツールは、万全なセキュリティ対策を施しており、下手に自社でセキュリティ管理をするよりも強固なものとなっています。管理者が部下の仕事の進行具合を目視で確認ができたり、報連相による業務ミスも業務管理ツールを使うことで未然に防ぐことができます。まずは本当に自社でテレワークを導入すべきかどうかを判断するためにも、「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」を読んでみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。例えば、組織内の情報を共有できる「グループウェア」を導入すれば、社内の報連相をリモートで行うことができます。積極的に活用することで、情報を共有するためだけの無駄な会議の時間を削減できます。多くの企業が人手不足や働き方改革に課題を抱え、業務の見直しを行っていた背景が分かります。例えば、日々の業務の中で誰でもできる入力作業を行っている従業員がいるのであれば、入力をシステム化することで業務効率化ができます。仮に全てを自動化することが難しくても、業務フローの一部を効率化できるのであれば、それらにかかっていた労働時間を短縮することができます。長時間労働の原因と、改善のために取り組むべき5つの対策を徹底解説またスモールテストを行うメリットは、何も予算だけが理由ではありません。まずは以下の図をご覧ください。従業員を300人未満、300～999人、1,000～4,999人、5,000人以上と4つの区分に分けた※求人倍率（求人倍率とは、1倍を基準としその数が増える求職者側が複数の求人から会社を選べる立場（就職がしやすい）となり、逆にその数が1倍を下回ると企業側が求職者側を選べる立場（就職がしにくい）となります。）の推移です。生産性向上や業務効率化だけでなく、従業員のワークライフバランスについても、今後企業は十分配慮していく必要があります。例えば、世の中のWebサイトから更新日の日付や文章などの情報を収集しエクセルに自動入力したり、受信したメールの項目を自動で判断して必要なファイルに書き出すなど、様々な業務を直感的にロボットに覚えさせて自動化することができます。近年は手軽に使えて高機能でしかも安価なWeb会議システムが多く市場に出ています。無料お試し期間があるサービスがほとんどなので、まず試してみるとその便利さが実感できるでしょう。国内・海外で評価されている5種類のWeb会議システムを紹介します。