テレワークコミュニケーションシステム

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柔軟な働き方の代表格であり、現在普及が進むテレワーク。生産性の高さを追求できる一方で様々なデメリットもあることを、経営者目線と従業員目線の両方から解説しています。同時に、導入することで働き方改革に成功した企業の事例も紹介しました。テレワークでの在宅勤務を行うにあたり、情報システム担当者などのシステム部門では、対応が必要になるのでしょうか。この記事では在宅勤務を導入について、itシステムの観点から見た導入のポイントやおすすめのitシステムを紹介します。「働き方改革」を支える大きな柱として注目を集める「テレワーク」。ここ数年で、企業だけでなく全国の自治体でも積極的な取組みが行われるようになりました。個人の働き方を尊重できるだけでなく、業務効率を高め、コスト減や売上増にも貢献するテレワークについてご紹介しましょう。従来の組織において、これらのスキルは上司の管理できる範囲内において有効であり、テレワークにより新しい働き方が広がると、マネジメントが非常に困難になってくる危険性をはらんでいます。テレワークにはセキュリティ対策が必須！とるべき7つの施策とツールを解説Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。ワークライフバランスが重視される採用時のブランディングとしてもテレワークは有効な手段といえるでしょう。うまく導入すれば経営者側・社員側双方に大きなメリットをもたらします。ただし、導入から定着までかなりの時間を要することや現場の意識改革を行う必要があることなどから、効果を発揮するまで時間がかかると言われています。テレワークのコミュニケーション不足回避のために空間共有を実践した企業事例については、「テレビ会議の常時接続による「空間共有」で離れた拠点と“同じ部屋にいる感覚”での業務を実現」をぜひチェックしてみてください。例えば、テレワークのメリットである「通勤しなくてよい」「好きな場所で働くことが出来る」といった部分のみを捉えてしまい、「あの人は楽しているのに自分は…」といった具合に、不公平だと感じてしまう従業員が出てきます。株式会社HBLabはベトナムに本社を置き、東京を神奈川に日本オフィスを設けて日本企業向けのオフショア開発事業を行っている企業です。無料トライアルを実施しているITツールも多いので、気になるツールがあればチェックしてみてください。ICTツールでデメリットが最大限に解消できることを説明しました。それでは、実際にテレワークを導入すると、どのようなメリットが受けられるのでしょうか。VPNやプライベートクラウドなどの技術的な対策ばかりを優先し、従業員に対する情報セキュリティ教育をおろそかにしてしまったら、会社のセキュリティレベルは決して高いとは言えないのです。理想としては、全社員がテレワークを利用できる環境の構築を行うことがベストです。ただし、コストや仕組みづくりに相当な負担が発生するため、なかなか現実的ではないでしょう。これさえ読めばわかる「テレワーク」！メリットや注意点、導入方法をゼロから丁寧に解説また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。これにより完全なテレワークではなくコミュニケーションを図れるテレワークとしてチームビルディングも可能となり、チームメンバーの協調が必要な業務も遂行できるようになりました。ネットワーク構築やセキュリティ対策事業を手掛けるシステージ株式会社。福岡県北九州市に本社を置き、福岡市にもオフィスを設け業務を行っています。社員の電話応対に関しては、オフィスの社員に負担をかけないためにテレワーカーも同じく電話に出るなどの策が考えられます。また、チャットボットの導入やビジネスチャットを使ったやり取りを推奨するなどといった、ICTツールを用いた対策の方が効率的でしょう。世界最高水準の映像通信品質と、テレビ会議や他者の業務管理システムとの連携が可能であるという、ユーザー目線に沿った大きな特徴があります。さらに、「残業時間の上限規制」「男女に関わらず育児や介護と両立できる業務制度の推進」が上位2項目に来ていることは、まさに多くの未来の人材がワークライフバランスの充実を企業に求めている、と断言できます。しかし、逆に「少しぐらいサボってもバレないだろう」という心理が働くのも事実です。サボりは言うまでもなく生産性の低下につながり、テレワークの導入を阻害する大きな要因にもなり得ます。テレワークを導入するとこのようなイベント系チームビルディングが困難となるため、チームワークの悪化は避けられないとする意見が多いのでしょう。それでは実際に、テレワークの導入に成功した企業事例を見ていきましょう。このツールはチームメンバー全員のスケジュールが見られるだけでなく、メッセージ機能も搭載されているので、さまざまなニーズに合わせて活用できることでしょう。情報通信業をはじめ、官公庁やサービス業など業種を問わず愛用されています。テレワーク最大のデメリットの一つは、情報漏洩のリスクの増大です。そこで本記事では、テレワーク導入におけるデメリットをクローズアップし、自社に導入すべきか否かの判断材料となるようなポイントを解説します。それが難しい場合は、ビジネスチャットツールを使ってこまめな連絡を取るようにしたり、Web会議システムでの打ち合わせに雑談を交えたりなど、小さなことから工夫をしてみることが必要です。具体的には、オフィスの他に自由が丘に大きめのマンションを借り上げてワークスペースとし、社員が使えるコワーキングスペースのような位置づけでテレワークを推進。リモートであるため出社の必要は無く、気が向いた時に利用するといったような使い方を推進しています。手持ちのデバイスやICカードなど、さまざまな打刻方法が使用できるのも魅力です。このようなツールによる環境整備が、マネジメントやコミュニケーションといった課題解決のカギとなるのは間違いありません。これにより、どれくらいの時間を使ってどのような仕事をしているかという把握が可能となり、生産性向上と働き方改革の両立を実現しています。テレワーク導入で成功した企業の中でも、短期間だけ導入して業績を伸ばした企業はありません。テレワークを導入するにあたっては、社内ルールの作成や対象社員の決定、ITツールの整備など、さまざまなプロセスを経る必要があります。そのため、テレワークの効果は中長期的に見ていく必要があるともいえるでしょう。働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業が増加しています。2020年4月には感染症の拡大で緊急事態宣言が出され、時間や場所にとらわれず生産性の高い働き方を実現できるテレワークは一気に注目を集めました。ここからは、テレワークを効果的に運用するためのお役立ちツールを紹介します。紹介するツールはどれも多くの企業で導入されているITツールの中では代表的なものであり、高い機能性を期待できます。自社の運用の際には参考にしてみてください。テレワークの導入を検討するにあたり、起こり得るデメリットによる経営への悪影響はできるだけ避けておきたいところです。テレワークによるデメリット・メリットを一通り見てみましたが、どれも腑に落ちる内容だったかと思います。この場合、「テレワークを導入するか否か」という0か100かの判断になりがちです。また、まるでオフィスで共に仕事をしているような環境を作れる「バーチャルオフィスツール」であれば、「目に見えない場所」がたちまち「いつものオフィス」の環境に変化します。導入できれば、日々のマネジメントにも支障をきたすことはないでしょう。実際にコロナ禍の影響でテレワークに至った企業の中には、「緊急だったために、テレワークへの環境整備が不十分なまま運用しだしてしまった」という企業も少なくないでしょう。実際に、株式会社DYMが2021年卒業の就活生849人を対象に「企業に求める条件」を質問したところ、「テレワーク・リモートワークなど場所に縛られない働き方」と回答した学生は321人にも昇りました。同社はテレワーク・デイズ2019にも参加し、今度も継続してテレワーク導入に取り組んでいくことを宣言しています。従来の働き方とテレワークとの大きな違いは、従業員がオフィスにいるかいないかという点。対面での直接的なコミュニケーションが取れないため、それを補うツールが必要です。また、労務管理の面からも、勤怠管理を遠隔で行えるツールが求められます。テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール22選とはいえ、そのようにITツールを導入するのは確かに有効な手段ですが、従業員側は「常に監視されている」というストレスを抱くかもしれません。働き方改革で自分らしい働き方を実現できているにもかかわらず、そうしたストレスを従業員に与えることになるのはなるべく避けたいところです。テレワークのデメリットとは？働き方改革を成功させるポイントと成功事例これからテレワークを導入しようと考えている企業であれば、まずは限定的・段階的な導入を心がけ、ICTを効果的に活用しつつ社内に定着させることを目指してみましょう。リアルタイムで7ヶ国語を翻訳できるグローバルな機能や、海外専用のネットワーク環境も用意されているため、海外展開している企業にも向いているといえます。それでは、テレワークを導入すると具体的にどのようなデメリットが起きてしまうのかを、その対策とともに詳しく見ていきましょう。会議や面談といった対面でのコミュニケーションが必要なケースは、新たにツールを導入すれば対応可能なものもあるので、事前にツールの洗い出しを行う必要があるでしょう。また、導入前の社内トライアルやサポート体制の構築、といったことも念頭に置いておくとさらに良いかもしれません。上記のように、比較的テレワークに馴染みやすい部門や人から順次制度を適用していくことをおすすめします。特にビデオ会議システムは、インターネット上で顔を合わせてコミュニケーションが取れるため、対面に劣らない臨場感で会議や打ち合わせを行うことができ、有用です。ただし、ツールを導入したからといってテレワークが成功するとは限りません。ツールを使いこなすためのいくつかの「決まり事」をしなければならないのです。要するに、ICTを活用して在宅勤務やサテライトオフィスなどの本来の仕事場以外の場所で就業すること、およびその就業形態を指しているのです。テレワークを利用して働く人をテレワーカーと呼ぶこともあります。テレワークで働く従業員側から見ると、上司の目が届かない環境で働けるというのは大きなメリットです。まるでオフィスの隣の席にいるかのようなツールであれば、「目に見えない場所」がたちまち「一緒のオフィス」で仕事をしている環境に変化します。これなら日々のマネジメントにも支障をきたすことはないでしょう。テレワークは文字通り、「遠隔地で働く（tele-work）」ことです。自宅やコワーキングスペースだけでなく、カフェや図書館などのパブリックスペースで業務を行うケースもあります。以下ではテレワーク導入の5つのメリットを詳しく紹介していきます。