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タスクの削除は次の手順で行います。削除されたタスクは個人用フォルダーの削除済みアイテムに移動します。 1. Office 365 Advent Calendar 2015 10日目の記事です 前回はこちら、 SharePoint Online で Microsoft アカウントに共有するときのトラブルについて：からめもぶろぐ。 新機能の「Office 365 グループ」使ってますか？ いま、もくだいさんの中で一番アツいOffice 365 グループについて投稿します。 リストウィンドウ内で上下方向 キーを押して削除したいタスクを選択します。 2. Alt キーを押してリボンに移動します。 3. タスク管理は、スケジュール管理やToDo管理を通じて、仕事の共有・平準化・進捗管理を行う手法です。チームの仕事を見える化し、納期短縮、変動や異常への対応力、進捗管理力、プロジェクト管理力を高めるための管理方法とポイントを紹介します。 一括操作を実行できるよう、次のような主な活動場所または活動の種類 (タスク管理に役立つ部分)アイテムにフラグが設定されると、To Do バーに表示されます。 フラグを設定し、参照フォルダーに保存することで、処理が完了し、ビューから移動できるようになります。 しかし、タスク リストに含まれているため、フラグが設定されたアイテムに後で戻ることを意識しながら、次のメッセージに移動できます。メッセージを開封済みとしてすばやくマークするには、ショートカット キー Ctrl キーを押しながら Q キーを押します。 未開封にするには、Ctrl キーを押しながら U キーを押します。予定表に定期的な予定や会議を記載して、この時間を自分でスケジュールできます。 予定表は自分の時間の実際の計画として扱う必要があります。スケジュール済みの場合は、それがその時点で取り組んでいる内容になります。リモートで作業しているときでも、Teams と Microsoft 365 で連絡を取り合い、生産性を維持します。 全員が電話、オンライン会議アプリ、または適切な電子会議ソフトウェアおよび機器を持っているわけではない。大規模な連絡先グループに返信する場合、メッセージの命令事項と禁止事項すべてに従います。社外のユーザーのグループに簡単にメッセージを送信する場合、Outlook で連絡先グループ (以前の個人用配布リスト) を作成します。 企業内のすべてのグループについては、公開連絡先グループを作成します (作成方法については IT 管理者に尋ねてください)。会議を受諾または拒否できるアシスタントなど、自分に代わって他のユーザーに予定表を管理してもらうこともできます。 その場合は、予定表を委任できます。 予定表を委任する場合は、1 人だけを選択します。全員を予定表の代理人にしないでください。 複数の代理人がいると、予定表でエラーが発生する可能性があります。いくつかの関連タスクだけを覚えておく場合は、タスクの本文にそれらのタスクを一覧表示します。 関連メッセージがある場合は、それらをタスクにドラッグします。BCC 機能を使用して、余分な電子メールはもう必要ないと見なしたり、スレッドのトピックが変更されたりした場合に、電子メールのスレッドから余分な人を削除します。Outlook の整理では、受信トレイ内の不必要な「ノイズ」量を減らして、最も重要なアイテムを上部に表示することが目標です。 ルールは、メッセージを設定した条件に基づいて移動することで、このプロセスを行います。 ルールは、受信トレイへ入るメッセージのうち、読み取り必須のアイテムのみ処理します。10 件を超える比較的長いメッセージが複数のユーザー間でやりとりされた。予定表に自分で時間をスケジュールすることで、空き時間情報が更新され、その時間について他のユーザーがあなたのスケジュールを設定する可能性が低くなります。 予定表がビジー状態である場合、自分の仕事に専念できる唯一の方法になります。メッセージの件名では十分なコンテキストが提供されていない場合、追加する必要がある情報量に応じて、次の 2 つのいずれかの操作を行うことができます。空き時間情報グリッドには、出席者の空き時間が表示されます。 一対の線とハイライトは、提案された会議の開始と終了を示しています。メッセージの保留は、時間があるときに後でメッセージを確認することを意味します。同じユーザー グループで定期的に会議を作成していると感じた場合は、ユーザーの空き時間情報を簡単に表示できるよう、ナビゲーション ウィンドウにグループを作成します。 これらのグループには会議室を含めることもでき、会議に利用可能な会議室を容易に見つけることができます。会議をキャンセルするのではなく、一連の会議が滞りなく行われると、会議の過去のインスタンスがすべて削除され、最後の会議を行うときに、定期的なパターンを終了に変更します。 これを行うには、[定期的なアイテム] ボタンを選択し、終了日を変更します。アクション アイテムと質問は区別し、目立つよう別々の行に表示させる。会議を準備する際、しばしば会議前または会議中に共有するドキュメントがあります。メッセージで、本文中のコメントを使用していることに言及します。 たとえば、「以下の追加コメントを参照してください」と記入します。前進することが最も効率的な場合に会議を招集し、会議の目的を明確にしてから、会議を招集します。長いメッセージの細かい部分にコメントを追加するだけの場合は、メッセージのそのセクションを返信にコピーし、他の色を使用したり、引用には引用符を付けたりして、返信を入力します。一部のユーザーは、既読と未読の状態を使用して、メッセージが新しいか参照アイテムかを示します。 ただし、未読の状態は信頼できません。メッセージがフォーカスを失うと (別のメッセージを選択すると)、自動的に既読としてマークされ、他のデバイス (電話など) がメッセージを既読としてマークする頻度が非常に高くなるためです。 必然的にメッセージが読み直され、何をすべきかを見極めるための精神的な負担が再び発生します。 未読/未読の状態を「タスク」である受信トレイ内のアイテムと、処理されていないアイテムの間で「行」として使うと、多くのメッセージを受信したときに行き詰まる傾向があります。メッセージの中には、件名を見れば読む必要がないことが分かるため、絶対読まないものもあります。 はるかに効率的な受信トレイ プランは、メッセージを確認し、それぞれについて何をするかを決定することです。 次に、受信トレイに残します。「未読」のままにしないでください。返信の作成中であることを知らせるメッセージを送信して、自分に対して送信保留中であるフラグを設定します。 要求について忘れたと思われるよりは、現実的な日付までに返信すると知らせた方がよいでしょう。組織内の全員があなたの空き時間情報を確認できるものの、必ずしも会議や予定の内容や件名を確認するわけではないため、予定表を共有する必要がない場合もあります。 ただし、組織内の全員があなたのすべての会議や予定を確認できるようにしたい場合、予定表をチームと簡単に共有できます。4 つ以上のメッセージについて話し合う場合は、タスク リストが汚れるため、各メッセージにフラグを設定しないでください。 代わりに、会議の名前を付けた新しいタスクを作成し、右クリックして、メッセージを (コピーしながら) タスクにドラッグします。 このタスクを @Meeting カテゴリにマークします。日毎のタスク リストと To Do バーのタスクを、作業予定の日にドラッグします。 時間がかかるタスクの場合、タスクを予定表にドラッグし、時間を確保して、タスクを完了させます。特定のトピックまたはプロジェクトにあるすべてのメッセージを閲覧する必要がないわけではありません。 Outlook では、カテゴリや検索フォルダーなど優れたツールが提供されているため、効率的に検索できます。受信したメッセージに本文中のコメントを追加すると、質問に回答したり、案件に直接返信したりするのに便利です。 次の操作はベスト プラクティスと見なされます。このドキュメントは、サーバーの設定や組織の規模にかかわらず役に立つことでしょう。メッセージのフラグ設定に加えて、次のような操作を行うことができます。大量のメッセージを受信したり、着信メッセージ用の通知音で気が散ったりしやすい場合、次のオプションを無効にすることをお勧めします。毎朝時間を確保し、タスク リストや予定表を管理することがベスト プラクティスと見なされます。 これには、次の内容が含まれます。完了したタスクは To Do バーから削除されるよう、完了とマークを付けます。多数の作業がある場合は、オフラインにして着信メッセージによるイライラをなくします。メッセージの送受信、会議の設定または参加のため大量の時間を費やして日常的に Outlook を使用するユーザー既定では、タスクは期限別に並べ替えられますが、フラグの使用方法によっては、開始日別に並べ替えるよう検討する場合があります。 来週の月曜日に押し出したタスクを表示する場合は、開始日別に並べ替えます。 期限の来たタスクを表示する場合は、期限別に並べ替えます。予定表とタスク リストを確認する場合、実際に達成できる内容を確認します。 場合によっては、ノーと言ってみましょう。 ノーと言って、時間を取り戻す方法をいくつか紹介します。社内のすべてのユーザーが読みたくないメッセージは作成しない。 メッセージが最終的にどこに行くかがわかりません。目的を問わずタスクやフラグをあまり積極的に使用していない場合は、すべてのアイテムを選択し、右クリックして [削除] を選択します。 このアクションは、アイテムを削除せずに古いタスクを削除し、フラグが設定されたメッセージや連絡先からフラグを削除します。メッセージを送信する際に適切な判断を行う。 優れたメッセージを作成する場合のルール (命令事項と禁止事項) に従います。社外のユーザーなど、空き時間情報を確認できないユーザーと会議を設定する場合、メッセージに予定表を記載して送信します。クイック操作の作成を開始すると、別の方法で、何かを実行する場合に必要なクリック数を最適化できることがわかるでしょう。 同じことを繰り返していると感じた場合は、クイック操作を作成してみてください。 プロジェクトの変更に伴って、実際に行うことのみできるよう、クイック操作を更新してください。狭く長い列のテキストを閲覧する方が、短く幅広いセクションのテキストを閲覧するより簡単です。 これは、左から右に長い距離目を移動するよりも、下に移動する方が楽なためです。左から右へ長い距離を移動すると、頭と首の動作が必要になり、疲れの原因になります。 メッセージをそれぞれ開いて内容を閲覧する必要がないよう、閲覧ウィンドウをオンにすることをお勧めします。1 日に 30 件以上の電子メール メッセージを受信するユーザー段落が 3 つ以上の長いメッセージを送信する場合、すばやい返信を期待しない。会議中に共同作業に使用するツールは、参加者の場所とアクセス権によって異なります。一度に 2 つの場所にいることはできないため、競合する予定を整理する。配布リストを展開しない。 配布リストを展開すると、メッセージが読みにくくなり、ルールを使用しているユーザーにとり、正しくないメール フォルダーに移動されます。送信するすべてのメッセージについて、開封済みメッセージまたは配信済みメッセージを使用しない。 受信者がメッセージを受信するかどうかわからない場合のみ使用します。フラグの設定されたメッセージにはより多くのコンテキストが必要な場合。クイック操作を使用すると、複数のアクションを 1 クリックで実行できます。 受信トレイをクリーンに保ち、Outlook を使用する際に全体的により効率性を求める場合に便利なツールです。 Outlook で同じ手順を繰り返し実行していると感じている場合は、クイック操作を作成してみてください。赤のフォントは読みにくく、批判的だと解釈される恐れがあるため、使用しない。電子メールを頻繁に他のユーザーに転送している (記事など) 場合。会議中などで時間が足りない場合は、直接あなたに送信されたメッセージである青のメッセージを読んでください。 これらのメッセージは次のステップを待っている場合が多く、非常に重要なメッセージです。タスクを記憶していてもうまくいきません。 タスクを記録するのに頭に重い負担をかけるより、Outlook に頼ったほうが解放感を得ることができます。 頭を使って自分で自分にタスクの件を言い聞かせる (「よし、John にテンプレートの件のメッセージを送信すること、John にテンプレートの件のメッセージを送信すること」) ことはやめて、 手元の活動に集中します。メッセージを処理します。 時間を確保してメッセージを処理することは大量のメッセージを受信している場合は特に重要です。 重要なメッセージのみ受信トレイに表示されるようルールを設定しても、それらのメッセージの処理には時間が必要です。ディスカッション、ブレーンストーミング、または共同作業が必要である。実際は、会議の詰まった日がある場合、タスクを実行し、メッセージを作成する時間があまりないため、タスクを他の曜日に移動することになります。作業内容、時間を大切に使用しているか、優先度の設定が正しいかどうかを反映する。タスクを 1 つだけ作成し、@Meeting カテゴリにマークを付けて、開始日または期限を会議の日付に設定します。 会議開催日が近づき、ディスカッション ポイントが挙がるにしたがって、コメント、箇条書き、アイデアが出されるたびに、それらをタスクに追加します。 このタスクが会議の議題になります。大量のメッセージ (1 日に 200 件を超えるメッセージ) を受信する場合は、検索フォルダーはさまざまな送信者からのメールを解析する優れた方法になる可能性があります。別のプログラムで追加の操作を行う必要がある (「< 名前 > 文書に追加する必要がある」など)。フォルダーを 1 つにすることで、どのフォルダーにどのメッセージがあるか考える必要がなくなり、このフォルダー内のすべてのアイテムが以前閲覧した結果、保存したいというメッセージであることがわかります。スレッドのトピックを変更した場合、メッセージの件名を変更する。使用する予定のないカテゴリはすべて削除します。 同じカテゴリ セットはすべてのアイテムに適用されるため、連絡先に 1 つのカテゴリを使用している場合は、そのまま使用します。検索フォルダーは、異なるメールおよび RSS フォルダー全体から情報を収集する場合に役立ちます。 検索フォルダーは、四半期の会議を準備している場合など、異なるフォルダーに保存された情報を収集する必要があるときに特に便利です。会話ビューでメッセージを表示すると、ディスカッションの前後にどの会話が最も頻繁に行われたかを簡単に確認できます。 そのような場合は、会話の最後のメッセージのみを読んで返信することができます。 会話全体を選択して操作することもできます。 たとえば、最後のメッセージに「質問に答えてくれてありがとう」とだけ書かれているメッセージが長々と続くため、会話全体を削除できます。返信の必要があるクイック メッセージを頻繁に受信するが、その後は元のメッセージは不要になる場合。 例:「昼食に行きませんか」 上記に対する返信:「もちろん」システムを設定したら、受信メッセージの管理を始める準備ができています。 受信トレイを重要度が高いメッセージ受信の中心となる場所にすることで、各アイテムは処理が必要なものとして安心して作業できます。誕生日など、覚えておきたいまたは連絡先に情報を追加したいユーザー。特に電話機が企業のアドレス帳に接続されていない場合や接続されていない場合に携帯電話に同期するユーザー。多数のメッセージ スレッドがあり、ディスカッションのやりとりが多い場合タスク リストと予定表での操作中、類似のタスクをまとめます。 たとえば、数分しか時間がなくても、(少しの数の電話でも) すべての電話をかけます。 エネルギーがあるときは、エネルギーを消費するタスクに取り組みます (メッセージの返信など)。 その日の後半で、エネルギーが少なくなってきた場合は、ステータス メッセージの閲覧など、エネルギーを消費しないタスクに取り組みます。 タスクを「 一括処理」することで、すべてのプロジェクトを同時に進捗させます。Outlook のカテゴリを使うと、さまざまな方法でアイテムを管理できます。 カテゴリには、次の 3 種類の作成をお勧めしています。オンラインとオフラインを切り替えると、Outlook プロファイル内のすべての電子メール アカウントが変更されます。時間とタスクの全体像を見ていると、重要な作業と緊急度が低いタスクの優先度を設定できます。 実際に達成できそう、またできなさそうな内容を他のユーザーに明確に知らせる場合に役立ちます。 また、先週と来週を確認することは、上司との週 1 回の会議を準備したり、ステータスの電子メール メッセージを準備したりするのに役立ちます。タスクを完了したら、完了とマークを付けます。 Outlook は自動的に完了したタスクの一覧を保持します。 これは、達成した内容の概要を説明するのに役立つ場合があります。 タスクやメッセージの記録を保持する必要がない場合は、削除したり、フラグをクリアしたりします。Outlook の開封または未開封の状態では、どのメッセージが少なくとも 1 回開封され、どのメッセージが未開封かを素早く表示することで役に立ちます。 ただし、開封または未開封の状態のメッセージは、完全な記録ではなく単なるツールであるため、メッセージ内をクリックして簡単に起動できます。連絡先グループ フォルダーの下にあるフォルダーの未読メッセージに惑わされないよう、最上位レベルの連絡先グループ フォルダーを折りたたみます。我々を含めほとんどの人にとって、メッセージの閲覧は中毒に近いものと言えます。 朝、メッセージの閲覧に 20 分間費やし、次にタスク リストの毎日のレビューに注意を切り替えます。 そして一日の仕事の始まりです。 メッセージを読む時間を朝 1 回、その日の終わりに 1 回だけに限定することで、生産性を大幅に改善できます。 1 週間それを試して、自分の目で確かめてください。このガイドでは、Outlook を有効に活用する方法についてアドバイスを記載しています。 ただし、これは総合的なガイドではありません。 Outlook をお客様の情報管理のニーズに活かせるように、中心となるシナリオをいくつか取り上げています。ナビゲーション ウィンドウのフォルダー一覧は、頻繁に使用するフォルダー用に確保する必要があります。 一覧が知らないフォルダーでいっぱいになっている場合は、すべてのメールを参照フォルダーに移動し、既存のフォルダーを削除します。まとめて作業する。 カテゴリを使用して、似たようなタスクをグループにまとめます。返信が必要なユーザーにメッセージを送信する場合は、次の操作を行います。第三者に案件を知らせる場合は、BCC を使用するのではなく、メッセージを送信してから転送します。重要なニュースを備えた (CEO からの) 企業レベルのメッセージとサーバーのダウンタイムに関する IT 部門からのメッセージは、同じフォルダーに保存してはなりません。 頻度に関係なく、折に触れてだけ便利、または興味深いコンテンツを含む連絡先グループへのメッセージに、ルールとフォルダーを設定する必要があります。To Do リストを 1 つのリストにまとめる。 必要な作業は、1 つの To Do リストと 1 つの予定表を使用して管理します。削除依頼されている [連絡先グループ全員に返信] は 使用しない。タスクのコンテキストを理解するため、いくつかのカテゴリを使用する場合。 例: @Read: 明日のメッセージにフラグを設定し、@Read カテゴリで分類する。連絡先グループ フォルダー (または特定の連絡先グループ フォルダー) に移動する。同じカテゴリのあるタスクなど、類似のタスクをグループ化するため、タスクを並べ替えます。 タスクを移動するには、タスク リストでタスクを選択してドラッグします。 これで、類似のタスクをまとめて作業できます。自分宛てのメッセージでない場合や、委任 (転送) できる場合は、委任 (転送) します。詳細情報が必要、または案件を個別調査している場合、連絡先グループ全体に返信し、返信していることを全員に知らせてから、個人に個別に返信します。 解決方法により案件が解決した後、必ず連絡先グループに連絡します。 こうすると、連絡先グループ上の他のユーザーが解決方法を参照できます。できれば、個人用とビジネス用のタスクを 1 か所にまとめます。 一覧を 1 つにすることは、やらなければならないことを探す場所の数を減らすことになります。 1 つしか一覧がない場合でも、カテゴリを使用して個人のタスクとビジネス タスクを並べ替え、一覧を効果的に管理します。 個人のタスクは会社の Exchange Server に保存され、IT 部門に表示されるため、一覧には適切な個人のタスクのみ配置します。おわかりのように、カテゴリによりヘルプ メッセージやタスクが To Do バーで目立ち、検索を効率化して会議の準備ができるようにします。メンバーとして所属する連絡先グループにメッセージが送信され、そのメッセージには他のユーザーまたは別の連絡先グループが回答するのが好ましいと思われる場合は、次の操作を行います。より詳細な返信が必要なメッセージを確認する。 忙しくてすぐに完全な返信ができない場合、案件を検討中で、ある決まった時間または日付までに返信することを送信者に知らせます。 後で処理するよう自分にフラグを設定します。Outlook on the web を使用してどこからでも、タスク リストを表示できます。時間の経過とともに、メッセージが次々と受信される傾向があります。 受信したすべてのメッセージを読むことはできませんし、その必要もありません。 自分にとって重要なメッセージだけ閲覧してください。 ルールは重要なメッセージの優先度を設定し、混乱を最小限に抑える役割を果たします。(保留にした場合でも) 参照メッセージとして必要な場合は、参照フォルダーに移動します。 各メッセージに触れる回数を減らすことが目標です。適宜署名を使用する。ただし、署名はできるだけ簡単で短く、見栄えがよいものにして、絵は入れないでください。上記のベスト プラクティスに従う場合、まず Outlook を最大限に活用できるようにシステムを設定します。 次の点はベスト プラクティスと見なされます。車の運転中で、合法で安全な場合は、モバイル デバイスまたは携帯電話の音声メモ機能を使用して、タスクを記録し、後で To Do リストに転記します。ここに記載しているすべてのベスト プラクティスを使用しなくても、いくつかに従うだけで Outlook のパフォーマンスが向上します。クイック クリック分類項目は、最も頻繁に適用するカテゴリになるはずです。2 分間でできたら素晴らしいでしょう。 たとえば、多くのメッセージは 2 分以内で返信できます。 しかし、処理が 2 分より長くなる場合は、メッセージを保留します。 2 分間がどの程度か感覚的に知るには、自分でタイミングを取ってみます。カテゴリは、このシステムで必要な要素ではありませんが、こまめに使用すれば操作が簡単になります。 たとえば、今できることを簡単に特定したり、類似のタスクを一度に実行できるよう、グループ化したりする手伝いを行います。クイック クリック分類項目を設定するには、次の操作を行います。保管する前に多数のメッセージを分類して、後で検索できるようにする場合。 頻繁に使用するカテゴリごとに 1 つずつ作成します。明日、今週などさまざまな日付にフラグを指定している場合。頻繁に使用するフラグごとに 1 つずつ作成します。関係あるユーザーのみ招待します。 会議の招待者が増えるごとに会議が複雑になり、制御しにくくなります。 一方、意思決定しなければならない場合、すべての主要な関係者の出席を確認します。さもないと、会議は時間とリソースの無駄になります。AutoArchive の代わりに組織のソリューションを使用して、いつもどおり、企業のポリシーに従います。 企業のポリシーでアイテムの種類ごとに複数のフォルダーが必要な場合は、そのポリシーに従います。スレッド ビューにいる場合は、他のフォルダーにあるメッセージも確認することもできます。これは、長いスレッドで新しいメッセージを受信したときに非常に便利です。返信を含む、履歴全体を確認できます。添付ファイルを送信しないで、添付ファイルへのリンクを送信する。 このルールは特に会議出席依頼に適用されます。この場合、添付ファイルがサーバーのクォータに大きく影響を与えます。Outlook のタスク リストが用紙のリストをより効率的に機能する理由は次のとおりです。Windows タスク バーの Outlook アイコン上に表示された封筒のアイコンCtrl キーと Shift キーを押しながら K キーを指定して、新しいタスクを作成します。2 分以内で処理が完了できる場合は、実行します (返信、保存、電話など)。今から 2 日後、または週の最終日のうち、早い方の日。 (既定の設定では、月曜日は水曜日、火曜日は木曜日です。)この記事は、Microsoft のお客様の希望により、満を持して Microsoft Outlook 製品開発チームにより作成されました。 Outlook は、業務上さまざまなニーズやスタイルを持つ幅広いユーザーが使用できるように設計されています。 1 つの正しいやり方があるわけではありませんが、このプログラムには他のプログラムに比べて簡単だと思われる操作もいくつかあります。 ベスト プラクティスを意識することで、Outlook を最大限に活用していただければ幸いです。上記のクイック操作に加えて、ジョブや一般的な日常の活動によっては、次の種類のクイック操作を作成したい場合があります。行う必要がない、または行わないだろうと思っているタスクを削除します。この 3 つの手順に従って操作すると、次のアクションとして別のメッセージを送信するか、返信を確認するかがわかります。腹が立っているときは、メッセージを送信しない。 メッセージを作成したら下書きフォルダーに保存し、後で確認することをお勧めします。タスクや予定を毎日および毎週確認します。 予定表とタスクを見て、予定とタスクを優先度と照合して評価します。 予定表がビジー状態である場合、次の操作を行う時期です。大きな配布リストと RSS フィードに送信されたメッセージは、受信トレイを簡単に圧倒する可能性があります。 これらの情報の流れは、大新聞と同じように扱います。役に立つ記事や興味深い記事があるかもしれませんが、全体を読むにはかなりの時間がかかります。 ルールを使って、自分にとって最も興味深く、適切なものを読むようにしましょう。繰り返し同じカテゴリとフラグを適用しているとわかった場合は、フラグ設定、分類、保存する新しいクイック操作を作成します。タスク リストを整理することは良いことですが、その優先度設定や管理に長時間を費やさないでください。 タスク リストの管理が人生のすべてであってはなりません。手動でメッセージを管理するフォルダーの数を減らす。 検索によってメッセージを探すことで、メッセージ管理の精神的負担を軽減します。優れた時間管理の一部として、メッセージの処理、予定とタスクの管理、必要な作業への反映には時間がかかります。複数の RSS フィードを購読する場合は、別の配布リストのように処理します。 興味深い RSS アイテムを (キーワードに基づいて) 受信トレイに移動します。それ以外の場合は、自動的に RSS フォルダーに保存されるようにします。処理する (対応する) 必要があるメッセージの受信トレイが 1 つである。 受信トレイは、自分宛てに直接送信されたメッセージ、または読む必要がある重要なメッセージ用です。あまり頻繁にメッセージを確認しないため、一度に多くのメッセージを閲覧する場合4 つの操作によってメッセージを処理する。 メッセージを読んだら、次のどの操作を行うかを判断します。閲覧の必要がないメッセージは削除します。 迷惑メールは削除します。質問するときに、返信できる可能性のあるユーザーが複数存在する場合、グループに質問を送信するのではなく、1 人だけ選択する。会議後に、タスクの進捗状況を完了にして、アクション アイテムに新しいタスクを作成します。複数のフォルダーがあると、メッセージを保存するたびに、どのフォルダーを使用するか判断を迫られます。 メッセージごとに適切なフォルダーが複数ある場合は、さらに複雑になります。 複数の選択肢がある場合、未使用のフォルダーが多数残るため、雑然としてきます。Outlook は、電子メール メッセージ、予定表、連絡先、およびタスクの管理に役立つツールです。 そのため、コミュニケーションだけでなく、時間管理の中核をなしています。 Outlook を最大限に活用するために、私たちは次のような基本原則を提案します。重要な各トピックやプロジェクト (特に検索で表示される単語がメッセージの本文や件名に存在しない場合に、特定のトピックでメッセージを簡単に検索できるようにするため)。最初にメッセージを送信した日から 1 日未満でフォローアップ メッセージを送信しない。 タイムリーに返答がない場合は、電話または Microsoft Teams などのメッセージング アプリを使用してみてください。グローバルアドレス一覧を使用している会社で作業している場合でも、Outlook で連絡したい場合があります。 次の連絡先を作成します。メッセージ処理が完了したら、(メッセージに返信するなど) Outlook で作業する最適な場所はタスクです。 タスクに切り替えることで、受信トレイに着信するメッセージで煩わされることはありません。処理の必要があるものの、(閲覧など) 2 分より長くかかる場合、延期 (保留) します。メッセージを読む場所の数を減らしても、仕事用メッセージと個人用メッセージを混在させる必要があるというわけではありません。 ベスト プラクティスは、仕事用と個人用の通信に別々のメール アカウントを使用することです。 ただし、対処する必要がある電子メール アドレスの数を減らす必要があります。 さいわい、Outlook を使用すると、複数のアカウントを同時に表示できます。 仕事用のメール アカウント (Exchange Server) に加えて、Outlook.com や Gmail などの他のアカウントを Outlook の同じプロファイルに追加できます。また、仕事に取り組むことにも役立ちます。予定表に載せる場合は、その時点でその仕事に専念する必要があります。 勤務時間外にスケジュールを設定した場合は、必ず時間を再スケジュールしてください。 自分自信を騙さないでください!